從 email 就能看出一個人的專業！頂尖工作者都有這 4 個好習慣|經理人

不分公司內外，只要光看對方電子郵件的寫法，就知道這個人會不會工作。讓人一目了然的電郵，包括以下 4 個要點：

一、「標題」寫清楚

有些人寄來的電郵，標題只寫「辛苦了」或「我是 ○○ 公司的某某」，但這種標題無從得知你是為了什麼事情來信；再說只要看寄件人，就知道這是誰寄來的信了，為何還要寫兩次呢？

對於忙碌的人來說，這種無法從標題得知內容的來信真的很麻煩，點閱的優先度也會下降。有鑑於此，各位的信件標題應該寫得清楚、簡潔，當內容主題隨著信件往返改變時，就該更改標題。

舉個例子，當你發出了標題為「開會時間調查」的電郵，收到與會者的回信後，若你只是單純回覆，標題就會變成「Re:Re:開會時間調查」，收件者無法直接從標題得知，開會時間到底確定了沒。

讓Email一目了然的四個訣竅P49.jpg
報告、聯絡、商量三步驟 ②：讓 Email 一目了然的四個訣竅

遠流出版

這種時候，大家只要把標題改成「開會時間已確定【7／6（三）14：00】」，收件者就不需要打開信件，便能知道會議時間，十分方便。

二、正文內容從「結論」破題

即便只是想調查開會時間，還是會有人像寫作文一樣，滔滔不絕地從「為何要開此次會議」、「委託人的想法」、「希望能有什麼成效」等不相干的主題談起。這種流水帳式的信件在商場上是大忌，因為收件者想知道的只是「此次會議與何種主題有關」，以及「對方希望自己做些什麼」。

儘管一般信件的開頭都會稍微寒暄，不過打完招呼後就該馬上進入正題，並且以結論破題，讓對方在第一時間知道你要幹嘛。

三、以「條列式」寫出候補選項

舉個例子，在調查開會時間的信件中，若一長串地寫出「開會時間暫定 7 月 4 日（一）、6 日（三）下午或 11 日（一）上午，不知大家哪個時間比較方便？」就顯得拖泥帶水不好懂；但如果改成條列式，大家一看就知道有哪些時間可供選擇。列出條列選項時，可使用「●」讓選項更加清楚（目的在於讓人一眼注意到選項，因此不適合使用太小的「‧」或容易與圈號搞混的「○」）。

四、善用「換行」或「項目符號」讓郵件更清楚

電子郵件本來就是迅速告知對方重要事項的工具，因此寫法也應該力求簡潔。 在同一個段落裡的逗號或句號處換行，是基本原則。 此外，以條列式提及日期或成員等相關資訊時，一般不會使用辨識度較低（意即線條較細）的引號（「」），而是使用【】凸顯該資訊的存在，如此一來，對方就能一眼看見你的重點。

範例

下面的電郵內容，便是依據上述 4 個要點寫成的範例，供大家參考。只要在寫信時多用點心，就能大大提升你的傳達能力，下次就試著這麼寫看看吧。

標題：開會時間調查
正文：
○○部長您好：

我想針對暑期企畫的展覽會安排一場會議，
請就以下三個時間，告知您方便的時段。
● 7／4（一）10:00～17:00
● 7／6（三）13:00～16:00
● 7／11（一）10:00～15:00
煩請於【6／28（二）17:00】前回覆，感謝！

（本文整理、摘錄自《這樣下指令，工作急．展．開！》，遠流出版）

在追求夢想的道路上，你是否曾感到迷茫？目標總是抽象而遙遠，生活的步伐卻日復一日地被忙碌填滿。你並不孤單，這正是許多人追夢過程中的共同感受。

棒球巨星大谷翔平曾用九宮格清晰規劃自己的訓練與目標，完成了投打二刀流的傲人成績，並多次榮獲 MLB MVP。同樣，台灣柔道選手楊勇緯也借助類似的目標管理方法，精準掌控技術與心態，在奧運舞台上奪得銀牌。他們的成功並非僅僅依靠天賦，而在於如何具體化目標，並透過持續行動讓夢想落地。

這也正是《經理人》推出「改變人生的目標實踐法」線上課與「理想生活實踐模版」的初衷。這套模版並非僅僅是一張表單，而是專為目標管理與實現設計的全方位實用工具。它結合科學化的九宮格規劃、每日習慣追蹤與復盤日記三大核心功能，幫助你將腦海中的構想，變成具體的行動計畫，再透過持續執行，讓每個小步驟逐漸累積成可見的成果。

➜2025理想生活實踐模板｜365天陪你打造理想人生！透過Google互動模板 + AI專屬規劃師，輕鬆規劃目標、養成習慣，一步步實現夢想

九宮格設計理念：從抽象到具體，畫出你的夢想藍圖

在我們的模版中，九宮格是將夢想拆解為具體行動的關鍵工具。首先，你需要在格子的中心寫下最核心的夢想，例如「2025年升遷加薪」或「學會第二外語」。接著，將這個夢想拆解為四大象限：

屬於自己的計畫： 專注於提升個人技能。
與他人相關的目標： 例如促進合作或建立深厚人際關係。
具體可衡量的成就： 像是考證照、優化履歷表，讓進步變得可見。

無形但深具價值的追求：比如改善情緒管理或建立正向心態。

為了進一步幫助你制定清晰計畫，我們提供了2種九宮格思考框架：

1.放射型思考： 適合初期發想，無需拘泥順序，將所有相關的想法填入九宮格。這種水平式的思考，能激發你的創意靈感，從而找出未曾考慮的目標或行動計畫。

2.螺旋型思考： 適合具體執行階段，從核心目標開始，順時針依次填寫各步驟，建立因果關係，使目標的拆解更有深度。

如果你在規劃時卡關，我們特別設計了一個 ChatGPT 小助手——「AI 規劃管理師」，頁面上設有兩個選項：「工作目標拆解」與「生活目標拆解」，針對不同面向提供貼心的支持。例如，點選「工作目標拆解」後，GPTs 小助手將引導你輸入以下資訊：

產業與職位： 目前在哪個產業？擔任什麼職位？
工作內容： 你的日常工作任務有哪些？
目標描述： 希望在什麼時間範圍內，達成什麼具體目標？
其他背景資訊： 目標的動機是什麼？是否已經有一些相關的資源、技能或挑戰？

根據你的回答，「AI 規劃管理師」會幫助你拆解出 8 個適合的子目標，並提供針對每個子目標的具體行動建議。無論是職涯成長還是提升專業技能，這些精準的拆解能幫助你一步步落實工作願景。

每日習慣追蹤：累積微小成就，見證巨大改變

如果九宮格是你的目標地圖，那麼每日習慣追蹤就是實現目標的動力來源。許多人在開始目標管理時，最大的挑戰是如何克服惰性。我們的模版不僅提供了簡單易用的習慣打卡系統，還加入了一項充滿趣味與激勵的設計：根據完成率，讓你的數據以花朵的形式呈現。

你可以寫下「每天運動20分鐘」、「早晨冥想5～10分鐘」等想要培養的原子習慣。每天完成後，只需在方格內打勾，就能立即看到數據變化，得到成就感。隨著完成率逐步提升，一朵小芽會慢慢成長，最終開展成一朵盛開的花朵，象徵你在習慣培養路上的累積與突破。這項設計不僅提升了記錄過程的趣味性，更讓數據從冷冰冰的數字，轉化為溫暖的視覺回饋。

同時，進度視覺化圖表也能幫助你清晰檢視每週、每月的習慣達成率，即使偶有波動，整體數據仍然展現你的堅持與努力。