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5 點就起床!實測富蘭克林的「日程規畫表」,人生從此不同了

2019-02-11 編譯‧整理 Vincent
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大家都在課本上讀過班傑明 · 富蘭克林(Benjamin Franklin)的事蹟,富蘭克林是美國歷史上著名的發明家、政治家、科學家,更是美國開國重要元老。而富蘭克林成功的關鍵是什麼呢?他在自傳中提到,他非常重視生產力,因此他才能身兼多職,在各領域表現傑出。

富蘭克林的一天規畫得相當簡潔精準,他非常喜歡在早上工作,工作數小時後,就去休息睡覺,並且不輕易打破習慣,究竟他的日程表長什麼樣子呢?以下揭曉:

  • 05:00~07:00
    早起爬梳今日待處理事項,自問「今天該做什麼?」,並根據手邊有的資料做好部分事項。
    好好享用一頓早餐。

  • 08:00~12:00
    全心投入工作。

  • 12:00~14:00
    讀本書,忽略工作訊息。

  • 14:00~18:00
    全心投入工作。

  • 18:00~21:00
    放鬆吃頓晚餐、聆聽音樂、和人好好對談。
    審視一天過得如何,自問「我今天哪裡做得不錯?」

  • 22:00~05:00
    睡眠時間。

《Fast Company》雜誌編輯史黛芬妮弗薩(Stephanie Vozza)依循富蘭克林的日程表,改變生活作息、實測一個月,獲得了一些驚奇的心得。

1. 早起可以擠出很多時間

富蘭克林每天 5 點起床,但弗薩嘗試過 5 點爬起來,一周以來每天都非常疲倦,所以她自動把早起時間延到 6 點,除了早起爬出一天待辦事項,她更塞進了運動健身行程,發現即便只有兩小時,6~8 點仍綽綽有餘!

2. 把 4 小時工作切半,加強效率

要維持 4 小時全心投入工作不容易,曾有研究顯示工作高效能的黃金期是 90 分鐘,過了 90 分鐘就該休息。如果要學習富蘭克林工作 4 小時才休息,不妨把 4 小時畫分成兩半,前兩小時處理較困難、須縝密思考的業務;後兩小時注意力恐下降,再來解決比較簡易的工作。

3. 利用午休時間吸收新知

兩小時午休聽起來很長,會讓人不禁想要趕快回到辦公桌上處理公務,但弗薩盡力符合富蘭克林規畫,足足休滿兩小時,發現花兩小時念書,可以學習到新知識,或有更多時間可以思考與人對談的方式、如何提升自我形象等,雖然她坦承有時仍會忍不住處理一些工作。

4. 能量漸減,就該下班了

遵循富蘭克林的兩小時午休原則後,弗薩認為精神狀態比以前更好,下午又能繼續努力工作了!下班前,她的心力慢慢開始消退,到 5 點她就差不多開始收拾手頭上的事、準備下班休息了!

5. 晚上反思今天做過的事

這點不容易做到,尤其當你晚上有聚會或突如其來的行程。不過當你有時間靜下來反思一天過得如何,才能洞悉不同觀點,替未來做出更多明智決定。

資料來源/FastCompany

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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