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已讀不回才好!不要養成這些被科技寵壞的工作習慣

異塵行者
2014-06-26
作者 異塵行者
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無論對發訊者還是收訊者來說,「已讀不回」這個科技現象相信都讓不少朋友感到困擾。在 LINE 或 Facebook 上,看到對方讀了我的訊息卻遲遲沒有回應,心裡猜測各種可能,讓雙方都感受到壓力。

但其實在工作的處理上,「已讀不回」說不定是一個正確的工作方法,就如同我在「我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率」這篇文章所討論的:「即時」並非總是有效的工作方法,「已讀不回」這樣的態度反而帶來了一些好處:

  1. 留給彼此思考的空間。

  2. 留給彼此先做手邊事情的空間。

對方知道了,但還在想。彼此互相留下溝通的空間,才是更好的科技使用態度。

在這樣一個案例上,科技縮短了我們彼此聯繫的時間距離,但人與人之間彼此呼吸的空間距離不能因此被壓縮,很多時候我們沒有反思「運用科技工具的意義」,以及追求「身而為人的工作生活價值」,那麼很有可能就被便利工具給「慣壞」了工作方法。

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科技為我們帶來效率的同時,為什麼也伴隨著讓人感到焦慮、混亂等壓力的副作用,本以為創造新秩序的科技,卻反而讓自己失序疏離?

這時候我們需要一些反省,去找到「更節制」的科技應用方法,懂得利用他,但是避免被自己使用的工具牽著鼻子走。

相信常看電腦玩物的讀者都知道,我是一個科技的使用狂,所以我也對這樣的副作用感受特別深,並且常常像今天這篇文章一樣去反思:「自己有沒有被科技寵壞了?」嘗試著在這樣的思考中,找到生活與科技的平衡。

一、收集資料太容易,於是我把什麼資料都收集

當各式各樣的資料都上了網,當有許多科技服務可以幫我們儲存網路資料,找資料和收集資料都變成一件更加簡單的事情,例如我最愛用的 Evernote ,就是最好的收集工具。

這些數位資料不像紙本資料那樣占空間,似乎有用無用反正資料堆積起來,也不會有容量或效能上的負擔,那麼是不是這樣就可以無限制的收集呢?

當被這樣便利的科技工具慣壞了收集「品味」後,我們遇到的真正問題不在於收納不下,而在於資料「缺乏辨別度」、「缺乏行動力」。

延伸閱讀:小孩也會的 Evernote 關鍵技巧,10分鐘速成 [活動簡報]

雖然數位空間可能沒有我們實體書房那麼小,但是當我們瘋狂收集,無論大小,不像以前因為空間有限而會去思考資料如何使用?何者重要?那麼我們將面臨收集了一攤死資料,卻無法在真正的工作上從這堆資料裡找到真正的啟發,觸發真正的行動。

二、檔案攜帶太容易,於是我每天都想回家還可以工作

雲端同步服務是一個太棒的發明,有了 Dropbox ,公司做到一半的工作,回到家裡就能繼續接著做,所有資料不需要自己複製更新,透過網路,在任何一個地方、任何一台電腦,都可以保持一模一樣的工作狀態。

延伸閱讀:在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法

這看起來讓我們在任何地方都能工作了!確實方便,但是我們的心態上可不能把這樣的方便當作隨便。

如果因為這樣而想著,那我在辦公室就做到一半,剩下的回家再做。那麼我們的時間安排就會因此而錯亂,不是說回家就不能工作,而是應該要把家裡的時間留給自己,多做一些對自己更有意義的工作才是。

在這個隨時都能工作的雲端、行動時代,我們不能被便利的科技打亂了自己的「時間意識」,反而我們要更加強化自己的時間意識,把「對自己真正有意義的時間」獨立出來,留給自己。

三、接收新聞太容易,於是我都用看新聞打發時間

從第二點繼續延伸來看,有太多科技的方便,會打亂我們原本應該有的時間節奏。

其中一個很大的盲點就是「便利的新聞傳遞」,這當然是優點,很多重要的事情因此可以被發聲,透過社群、媒體、網路、部落格等的不斷更新,形成一個訊息更加開放流通的世界,提供我們更多思考與發現的機會。

但是,如果說因此當我們無聊時為了打發時間,就打開社群、媒體,無目的、無意識的瀏覽新聞呢?這時候其實會大大的削弱我們的時間應用能力

新聞或許重要,但對你我來說都不是最重要的事情,因為新聞只是閱讀,或許在這個閱讀的過程中你會產生行動的契機,但最根本的還是要「去行動」,也就是去真正的完成一件事情,讀新聞是不會讓你的事情完成的。

四、接收通知太容易,於是我隨時都在接收任務

以前要傳遞訊息給別人很麻煩,現在只要發一封電子郵件,對方的手機裡可能就彈出通知,接收各式各樣的通知變成一件非常容易的高科技行為。

但是,接收通知的便利,不代表你要隨時讓自己處在一個接受任務的狀態。這跟看新聞一樣,如果說所有時間都花在源源不絕的新聞、斷斷續續響起的通知上,那麼到底什麼時候要去執行工作呢?

所以科技的便利,要回歸我們自己對時間節奏的掌控。

不要讓自己成為一個只是在接收任務的人,更不要成為一個隨時都在接收任務的人,要把時間留給執行任務,所以即使你可以設定讓通知用科技方法彈出來提醒你,但是你可以不要這樣做,找回對自己的主控權

延伸閱讀:今天開始關閉、移除、視而不見那些新訊息提示誘惑

五、在線溝通太容易,於是理所當然認為彼此都在24小時待命

就像本文開頭所說的「已讀不回」問題,其實不一定是問題,反而可能是一個正確且健康的工作方法。

現在的溝通工具太多了,要立刻展開討論太容易了,想要線上開會馬上就能上線,問題是,大家回想自己平常公司開會時最常遇到的問題:開了兩三個小時的會議,但裡面有太多無法聚焦、偏離主題、事後也無法產生意義的討論。

便利的科技溝通工具,讓回覆訊息成為十分容易的事情,如果這是一個聊天室更加容易一下子就聊開,但是真正要決定的重點可能遲遲未定。

溝通很重要,但不能把所有時間都花在討論上,也不能認為彼此應該隨時都處在「可以討論」的狀態。這是使用科技工具時非常重要的「時間反省」,什麼時間溝通好?難道深夜想要事情也要傳訊息?花多久時間溝通好?是不是應該先想好重要再討論?

六、獲得內容太容易,於是在好好消化前先按讚再說

這個網路上不缺少好內容,每天社群上按讚分享的文章中,一定有很多佳作,但是這些好內容也一定遠遠超過我們正常能夠負荷閱讀的數量。

但是按讚分享太容易了,我們常常在便利科技的驅使下,寧願按讚分享 100 篇文章,卻沒有真的好好讀完 1 篇文章,並且深入的思考,產生自己的想法。

不要讓科技慣壞我們的閱讀胃口,我們不是按讚的機器,而是要在閱讀中找意義的活生生人類。

小結、我們有太多事情可做,卻沒有找到重要的事情先做

在這個愈來愈多人擁有智慧型手機、平板、筆電、網路的時代,我們要找到可以做的事情太容易了,科技讓我們永遠不會無聊,永遠都有新的資訊、新的任務、新的玩意。

但是,如果讓這些新的東西牽著鼻子走,有新資訊就看一下,有新任務就做一下,但是我們沒有回頭去想想對自己來說,最重要的、最有價值的事情是什麼?

那麼即使有一台可以打開 100 個視窗也不會 LAG 的電腦,也無法因為高效能而讓工作、人生高效率。

 

本文獲「電腦玩物」授權轉載,原文在此

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李岱君

ChatGPT x Excel 實戰|寫函數、圖轉文、揪錯誤,這 5 大功能 AI 幫你完成

2024-07-31 整理・撰文 李岱君
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你曾苦於需要使用 Excel 整理表單資料、報表,甚至進一步需要分析資料時,卻煩惱不知道該套用什麼函數,或是難以記住公式嗎?其實只要善用 ChatGPT,你也能成為 Excel 小能手!

利用生成式 AI 來降低 Excel 的使用門檻,根據你的口語敘述、下對指令(prompt)就能自動生成各項函數,幫助你掌握跟 Excel 溝通的語言。與其自己死記硬背,不如快速活用,才是工作效率提升的關鍵。

如果你想更全面掌握這些技能,《經理人》推出線上課程「效率鬼速提升|Excel × ChatGPT 全攻略」,手把手教你如何活用 ChatGPT,快速生成公式、清理數據,並打造專業圖表,全面升級數據處理能力!

以下整理了可以運用 ChatGPT 幫助 Excel 的實例,不妨參考 AI 所能帶來的幫助,借力使力運用在工作上。

功能1. 生成你永遠記不住的函數,減輕使用阻力

1.提供的數據樣本(如果有)。
2.需要完成的具體任務。
3.任何特殊條件或要求。

提示詞(prompt)框架:
我需要在 Excel 中計算總銷售額(具體任務),並且按照不同的地區和產品類別進行篩選和求和(特殊要求),請根據以下數據(附上資料),幫我生成一個公式,可以根據指定的地區和產品類別來計算總銷售額。

ChatGPT x Excel工作術 功能一生成函數
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ChatGPT x Excel工作術 功能一生成函式銷售總額
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這時候,ChatGPT 可能會建議你使用 SUMIFS 函數,並同時提供完整公式。

延伸閱讀:必學 Excel 小技巧!3 步驟設定「格式化條件」,報表重點一眼就懂

功能2. 一鍵生成整齊數據,資料整理事半功倍

如果遇到紙本資料,還在拍照掃描、土法煉鋼的慢慢輸入到表格嗎?同樣情況,也能請 ChatGPT 協助辨識,直接轉換成數據資料。

ChatGPT x Excel工作術 功能二圖片轉表格數據
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除了將紙本轉成數位檔案,在資料整理方面,也能一次篩選大量的資料,例如,填答表單中如果有手機號碼, 最常遇到輸入號碼時有沒有 0 號,這個問題同樣能透過函數來統一格式,又或是將客戶購買記錄導入 Excel,就可以根據購買頻率、購買金額、產品類別等進行分類。

ChatGPT x Excel工作術 功能二電話號碼加09開頭
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*生成結果建議填入C2表格,可視試算表的情況斟酌,將函式插入想要呈現的地方即可,如下圖則存在D2。

ChatGPT x Excel工作術 功能二電話號碼加09開頭
李岱君

功能3. 提升分析效率,去除重複、錯誤檢測和補全數據

若是需要刪掉表格中的重複資料時,也可以向 ChatGPT 描述需求,它就會提供相應的 Excel 函數,如 「REMOVE DUPLICATES」,能夠快速找到並刪除重複項目。

ChatGPT x Excel工作術 功能三刪掉表格中重複資料
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如果需挑錯和找出缺失的資料,也能請 ChatGPT 寫出「ISERROR」和「IF」的函數來檢測數據中的錯誤,並利用「IF」和「ISBLANK」函數標記缺少的數據,然後提供填補空白值的方法。

ChatGPT x Excel工作術 功能三挑出表格缺失資料
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如果使用「VLOOKUP」或數據預測函數,也能確保資料完整而且準確。

ChatGPT x Excel工作術 功能三VLOOKUP函式回答
*VLOOKUP:查找數據並返回對應的值,例如你有一個員工名單,其中包含員工的 ID、姓名、部門,另外還有一個薪資表格包含員工的 ID 和薪資。你想在員工名單表格中查找並填入每個員工的薪資
李岱君
ChatGPT x Excel工作術 功能三薪資VLOOKUP
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延伸閱讀:VLOOKUP 用法教學|Excel 函數公式怎麼用?一範例快速應用

功能4. 只要上傳數據,想做什麼圖表任你選

使用 ChatGPT,就可以將 Excel 數據轉化為直觀的圖表進行視覺化分析。你可以上傳自己的數據,並闡述想要的圖表類型,如柱狀圖、折線圖或餅圖,ChatGPT 將提供具體步驟和函數,幫助你在 Excel 中快速生成這些圖表。無論是銷售數據趨勢、員工績效分析,還是市場占比,ChatGPT 都能告訴你如何將複雜的數據變得一目了然,提升你的數據分析和決策效率。

數據轉圖示範.jpg、ChatGPT、Excel
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功能5. 函數錯誤不用愁,讓AI幫你快速排除

使用 Excel 遇到 #NAME? 錯誤、#REF! 錯誤是不是很惱人?當你遇到 #NAME? 錯誤時,只需要向 ChatGPT 描述問題,它會指導你檢查函數中的拼寫錯誤或未定義的名稱,並提供正確的函數名稱或命名範圍。

ChatGPT x Excel工作術 功能五NAME函數示範
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ChatGPT x Excel工作術 功能五NAME函數示範
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至於 #REF! 錯誤,ChatGPT 可以協助識別函數中引用的無效單元格或範圍,並提供修復建議,例如重新定義或修正引用範圍。透過 ChatGPT 的幫忙,就能夠快速診斷並解決這些錯誤。

ChatGPT x Excel工作術 功能五REF函數示範
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對 Excel 函數公式有概念,召喚 ChatGPT 助陣更有效

數值計算

適用場景 函數 功能
總銷售額、總支出 SUM 數值的總和
平均分數、平均銷售額 AVERAGE 數值的平均值
特定地區的總銷售額、特定類別的總支出 SUMIF 根據條件計算數值總和
找出最高銷售額、最高分數 MAX 找出最大值
找出最低銷售額、最低分數 MIN 找出最小值

計數

適用場景 函數 功能
已完成任務的數量、員工人數 COUNT 計算數值的單元格數量
計算回函中已填答的欄位數量 COUNTA 計算非空白的單元格數量
特定部門的人數、特定產品的銷售量 COUNTIF 根據條件計算單元格的數量

查找和引用

適用場景 函數 功能
依照產品編號找產品價格 VLOOKUP 垂直查找數據表中的數值
依照月份找銷售數據 HLOOKUP 水平查找數據表中的數值
依照行列號碼查找某一單元格的值 INDEX 返回數據表或範圍中的值
找某一產品在產品列表中的位置 MATCH 返回在數據表或範圍中查找值的位置

條件判斷

適用場景 函數 功能
判斷某一成績是否及格、某一產品是否缺貨 IF 根據條件返回不同的值

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