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Dears, Dear all都不好!英文email的第一句,這樣寫才有禮貌

2016-08-18 授權轉載 VoiceTube
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寫英文 e-mail 好頭痛!一樣的稱呼、一樣的結語詞、差不多的冗言贅字,你犯了什麼樣的商業 e-mail 書寫錯誤呢?這篇整理出商業書寫裡常遇到的問題、忌諱,VoiceTube 教你成為職場溝通達人!

開頭稱呼語 greeting

看看以下三種 e-mail 開頭的表達:

Dear Peter (親愛的彼得)
Hi, Peter (嗨,彼得)
Hello, Peter (哈囉,彼得)

不同的稱呼語會給人不同的感覺,打開你的 e-mail 草稿匣看看,你都是怎麼打稱呼語的呢?《富比世》雜誌上一篇文章 “Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation" 的編輯 Susan Adams 寫到,根據她的觀察,以及做了許多口頭訪問後,發現 “Hi" 已經比 “Dear" 更頻繁地被使用。

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過去我們總覺得用 Dear 才是最有禮貌、尊敬的用法,但是其實 Hi 的語氣較輕鬆,更能拉近你與收信者的距離。因此,下次寫信時,Dear 可不是唯一選項喔!試試別種用法,創造不同氣氛,或許更能得到你想要的回應!

錯誤/過時用法

以下用法有的是台灣人自創,有的是英語系國家早已不會使用的過時用法,要多注意了!
(X) Dears, 錯誤,台灣人自創
(X) Dear all, 用法雖然沒錯,但是不太尊重每一個人的個別性,可改用 Hi, everyone
(X) Dear both, 錯誤,台灣人自創
(X) Dear Sir, 過於制式及老套,像中文裡的「敬啟者」
(X) Dear boss, 過時、老套

商業 e-mail 三大忌諱

寫英文 e-mail 確實不是件容易的事,尤其有時又要面對以英語為母語的外籍商業人士,難免會犯下一些小錯,但是有些通病,知道了就要避免發生啊~

忌諱一:懶散

做任何事切記就是不可懶散!看看以下兩句對照:
(X) BTW, need u 2 sign this, thx.
對了,你再幫我簽一下這份文件,謝啦!
(O) Please sign this document. Thank you!
麻煩你幫我簽署這份文件,謝謝。

非正式的縮寫,若是跟朋友傳 line 還可以,但若是撰寫用於正式場合的商用 e-mail,可千萬別犯下這種錯誤!

忌諱二: !!! 充滿驚嘆號

適當的驚嘆號可以用於表達熱烈情感與良好禮儀,然而一旦過多,效果可會適得其反,我們看看以下例子:
Good job!!!
Well done!
Outstanding!

一個驚嘆號,表達的反而是比三個驚嘆號來得更有力、直接的收尾。要向主管報告壞消息時,記得要把驚嘆號收起來…

I am so sorry this happened!!! 我很遺憾發生這種事!!!
這可會造成反效果的!

忌諱三:過度簡化主旨

身為一位職場大忙人,如果你今天收到一封主旨為「會議」、meeting 的信件,第一反應當然是忽略它,等有空再點開來看!因此,一封成功的信件,應該要闡明信件主題,讓收信人可以在第一時間就知道這封信想傳達什麼,自然就會盡快回信。

看以下兩個主旨,你就知道有什麼不同:
(X) meeting 會議
(O) marketing weekly meeting @ 9 am 早上九點行銷例行會議

e-mail 錯誤率最高的字

很多人會覺得用膩了 thanks 或 thank you,覺得換個字看起來會比較厲害,所以就會選擇使用 appreciate 來表達「感謝」,但這可是大錯特錯!看看下面四個句子:

(X) I appreciate you for the opportunity.
(O) I appreciate the opportunity.
(O) Thank you for the opportunity.
(X) He thanked for the opportunity.

appreciate 並不等於 thank,thank 後面接人,appreciate 後面不接人,而是接一件事。

e-mail 結語

一封完整的 e-mail 絕對少不了好的結語,出色的書信收尾要看對象,更要看狀況,下面列出一些常見的結語,後面也附上收件者可能會有的感受,讓你更知道什麼場合該選什麼結語!

Regards — 較沒有表示文字的溫度,可能會給人冷淡無情的感覺
Sincerely — 有些人可能會認為有點做作

應改用  Looking forward to 期待您……
Looking forward to your reply/feedback. 靜候佳音。

Regards 前面也可以加上 kind, warm, best,這會使千篇一律的 Regards 更有溫度喔!

Cordially —嚴肅場合、談判適用

應改用 Thank you for 感謝您……
Thank you for your time. 感謝撥冗。

在中文裡聽起來很有禮貌的一句話,在外籍商業人士看起來卻是非常不舒服,是聽起來自以為是、冒昧的說法。要小心別弄巧成拙了,你可以改成這種說法:

Thank you for considering my request. 謝謝你考慮我的要求。

Thank you for any help you can provide. 謝謝你提供協助。

I will appreciate your help with this situation. 很感謝你願意幫忙。

這些更「白話」的說法,不僅能表達更多禮貌,也能讓人感受到你的誠意!

(本文出自「VoiceTube 看影片學英語」,原文請點此。)

延伸閱讀 /

1. FYI、rsvp、afk!這 10 種常用商業英文縮寫,你會多少個?

2. 打造超強英文履歷!必備的100個動詞,強調專業、擺脫平庸

圖片來源 / ShutterStock

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經理人月刊

生涯規劃怎麼做?一張圖秒懂:生涯規劃不是「選工作」,而是「經營人生」

2025-05-02 經理人編輯部
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你都怎麼做「生涯規劃」?

離開校園、走進職場的第一天,許多人如此期待未來:28 歲當組長、33 歲升經理、36 歲做副總⋯⋯然而,職涯,真的能夠規畫嗎?工作,一定會順利向上升遷嗎?年輕時設定的目標,步入中年後依然會嚮往嗎?生涯規劃、職涯規劃到底該怎麼做?

從「生涯彩虹圖」看生涯規劃 5 階段

1950 年代前,「生涯發展」與「職業發展」幾乎畫上等號,在美國知名生涯發展學者唐納 ‧ 舒伯(Donald Super)之後,才逐漸加入「自我發展」的概念。

「生涯,統合了各種職業與生活角色,也是一連串有酬或是無酬職位的綜合。除了職位外,還有很多和工作有關的角色。」他認為,生涯規劃不只涉及工作,還與成長過程、學習經驗、角色轉變及環境變化有關。

舒伯依據不同年齡的性格發展,將生涯發展分為 5 個階段。例如,24 歲之前,我們對於自己未來想做什麼、能做什麼,都有許多想像;之後便開始發展工作能力、累積經驗,漸漸穩定下來;45 歲後進入再度創新或停滯的關卡,直到 65 歲退休。

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生涯規劃怎麼做?生涯彩虹圖:人生是多重角色的組合。
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1980 年代,舒伯發現,除了年紀,身分角色也會影響每個階段的心態與行動,因而進一步畫出「生涯彩虹圖」(Life-Career Rainbow):最外圈是生活廣度,包括成長期、探索期等 7 個階段;往內則有兒童、學生、公民、工作者等 6 種角色。

不同的角色就像彩虹的不同顏色,橫跨人的一生。彩虹內圈呈現凹凸不平、長短不一,代表在該年齡階段不同角色的分量。

比如說,多數人在 15∼24 歲之間的主要身分是學生,因此有較多時間、較少限制來探索自我與世界。進入中年後,多數人同時身兼持家者和工作者的身分,必須在兩者之間權衡。

在這樣多重角色並存的情境中,有人會搭配探索工具,釐清當下的職涯重心與行動策略。《經理人》推出「全方位職涯思維課」,透過實作,協助梳理角色轉換背後的價值排序,幫助人們在工作、家庭與自我成長之間,找到適合自己的節奏。

人生是一個個不同角色的串聯,我們通常會在同一階段擁有不同的演出「舞台」,意即生活空間──在家中是父母、在社區是公民、在學校是 EMBA 學生、在辦公室是高階主管。如果個人的能力與成熟度不足以應付這些角色間的轉換,就會互相干涉與衝突。

有些生涯發展學者認為,職涯發展階段是不可逆的,一般人在青春期完成自我探索的階段之後,就不會再探索了。

舒伯並不同意這種看法,他認為,生涯的抉擇,是一個要花一輩子才能走完的歷程,因為人們會根據外部環境的變動,像是經濟不景氣、新科技的發明、組織轉型等因素,而不斷調整生涯目標,啟動職涯的「迷你循環」。

在變化快速的現代社會,職涯目標改變的狀況非常普遍,舒伯將迷你循環視為個人加強成熟度、增加適應力、提升創造力的方式(如圖)。

生涯規劃不同人生階段的任務發展、循環

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生涯規劃不同人生階段的任務發展、循環
經理人月刊

例如,中年換跑道意味著開啟新的成長期,如果能夠順利適應,便能再一次經歷探索、建立、維持等等階段。而當我們養成了生涯規劃各階段所需具備的能力,承擔起相應的責任,並且對自我有不同程度的覺察時,就代表我們達到了「生涯成熟」(Vocational Maturity) 。

有些人會在這樣的轉換期停下來,重新整理自己目前累積了哪些經驗、有哪些優勢,下一步又可能往哪裡走。「全方位職涯思維課」搭配《打造職涯優勢地圖》模板,提供一套實作工具,協助釐清當下的位置與未來的方向,成為重新出發的起點。

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